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Lider IT lleva más de 15 años implantando soluciones desarrolladas bajo la plataforma Microsoft Sharepoint.

Sharepoint como gestor documental

Categorización de Documentos - Búsqueda Avanzada

En un sistema habitual de carpetas y subcarpetas, el nombre de los ficheros y carpetas suele ser crítico para localizar la información que estamos buscando.

Además a menudo tenemos un fichero duplicado ya que este es susceptible de ser almacenado en dos carpetas diferentes. Gracias a la funcionalidad de Microsoft Sharepoint, a todos los documentos le podemos establecer todos los “metadatos” (podríamos definirlo como categorías) que queramos de modo que ya no sea necesario tener nombres de ficheros enormes o guardar el fichero en dos sitios diferentes, simplemente le daremos tantas categorías como queramos.

Histórico de Versiones

A medida que vamos trabajando con los documentos la aplicación permite de manera automática ir almacenando versiones de los mismos sin necesidad del habitual “Guardar como”.

A su vez, nos permite en cualquier momento rescatar cualquier versión anterior, observando fecha de modificación y usuario que realizó los cambios. Otra de las opciones que nos da es visualizar únicamente las últimas versiones de documentos de modo que no veamos tantos documentos y optimicemos el trabajo.

Versiones principales y secundarias

Permite distinguir entre versiones principales o públicas (que queremos que sean visibles por un grupo de usuarios o toda la organización) y versiones secundarias o de trabajo (estas últimas sólo son visibles por los usuarios que están o deban de trabajar sobre ese documento antes de ser público).

Gestión de Alertas

Permite que sobre una lista, fichero, o carpeta establecer alertas como por ejemplo, enviar un correo electrónico inmediato o a final del día/semana con un resumen de los ficheros creados por mí que otro usuario haya modificado.

Flujos de Trabajo

Permite la realización de workflows o flujos de trabajo sobre la documentación, permitiendo por ejemplo la gestión de aprobaciones sobre dichos documentos.

Integración con otros sistemas

La funcionalidad de Microsoft Sharepoint permite integrarlo con otras aplicaciones como por ejemplo los programas de gestión ERP del cliente.

Otras funcionalidades

Consúltenos cualquier duda que pueda tener acerca de las capacidades de sharepoint al respecto de su idea, proyecto o necesidad.

Este producto de Microsoft es una plataforma web de colaboración empresarial. Está perfectamente adaptado a aplicaciones móviles, con APPs disponibles para Android, Iphone y Windows.

Uno de sus usos principales es la creación de intranets, entornos corporativos donde compartir con los trabajadores de la organización información diversa como noticias internas, noticias externas, documentación, …

También la creación de extranets, entornos corporativos donde compartir con clientes y proveedores cualquier tipo de información, documentación,… Para ello se pueden establecer diferentes niveles de acceso.

Pero quizá su uso más importante sea el de gestor documental. Microsoft Sharepoint permite ir un paso más allá en la gestión habitual de carpetas/subcarpetas con las que muchas organizaciones gestionan su documentación (ver tabla anterior).

Microsoft Sharepoint

A través de nuestra experiencia desarrollando soluciones para clientes, LIDER IT dispone de verticales de Microsoft Sharepoint en diferentes áreas como por ejemplo:

  • Gestor de Calidad
  • Gestor de Prevención
  • Gestor de Medioambiente
  • Gestor de Vacaciones
  • Gestor de Partes de Trabajo
  • Encuestas

Póngase en contacto con nosotros y estudiaremos la manera más eficaz de cubrir sus necesidades.