¿Como saber si nuestro nuevo ERP va a ser un éxito? Lista de comprobación tras la puesta en marcha
Realizar una correcta comprobación de la puesta en marcha del ERP es fundamental para confirmar que se han llevado a cabo todos los pasos necesarios para el éxito.
La implementación de un ERP es un proceso complicado, por lo tanto tras la misma es necesario realizar un conjunto de comprobaciones destinadas garantizar que no se queda nada en el tintero a medida que aumenta la presión antes de la fecha de entrada en funcionamiento.
Un aspecto importante a tener en cuenta, por ejemplo, es que exista un plan de formación y que los recursos clave están disponibles después de la puesta en marcha. Los responsables también pueden utilizar la lista de comprobación en la reunión pre-lanzamiento para tomar una decisión más informada sobre si el nuevo sistema ERP está realmente listo.
Asegurarse de que la información ha llegado a todos los interesados
Todo el equipo de proyecto, los empleados de la empresa y a cualquier tercero que vaya a utilizar el nuevo sistema ERP deben estar informados sobre las actividades que se llevarán a cabo antes y después de la puesta en marcha. Compartir la estrategia ayudará a todos a planificar su trabajo, tanto si son responsables de las correcciones de última hora y de la formación como si simplemente van a ser usuarios del nuevo sistema.
Comprobar que se han migrado los datos necesarios
El equipo del proyecto debe confirmar que ha llevado a cabo la estrategia de migración de datos y ha migrado todos los datos necesarios antes de la puesta en marcha.
En función de la estrategia de migración, es posible que el equipo tenga que realizar más migraciones de datos históricos después de la entrada en funcionamiento. No obstante, el equipo del proyecto debe elaborar el plan de migración con bastante antelación a la fecha de entrada en funcionamiento, y el jefe del proyecto debe hacer referencia a los detalles de la migración en la lista de comprobación.
Confirmar que se han resuelto todos los errores
Antes de la puesta en marcha, el equipo del proyecto debe resolver de algún modo todos los errores encontrados durante la fase final de la implantación.
Es habitual que el equipo no haya resuelto todos los errores antes de la puesta en marcha, ya que hay muchos que no son importantes y no merece la pena retrasarla por ellos, pero debe revisar cada uno de ellos para determinar su criticidad y crear un plan para abordarlos. Por ejemplo, el equipo puede solucionar los errores críticos antes de la puesta en marcha, pero esperar a solucionar los problemas menores hasta la siguiente fase de implementación.
Poner en marcha un plan de formación
El equipo del proyecto puede ofrecer algún tipo de formación antes de que el sistema ERP entre en funcionamiento. Sin embargo, la lista de comprobación debe incluir un recordatorio para que el equipo confirme que ha preparado la formación prevista, que ha asignado formadores para dirigir las sesiones de formación necesarias y que ha notificado a los empleados que tendrán que asistir a la formación.
Comprobar que las comunicaciones del proyecto están listas
Un equipo de proyecto suele enviar comunicaciones formales sobre la implantación del ERP poco antes y después de la puesta en marcha. Esta comunicación debe estar lista antes del lanzamiento.
La comunicación sobre el proyecto puede incluir una nota en la intranet de la empresa, un correo electrónico a los empleados y llamadas telefónicas a cualquier tercero que vaya a utilizar el nuevo sistema ERP, como los proveedores externos.
Confirmar que el equipo ha configurado el entorno de producción
Habitualmente el equipo del proyecto lleva a cabo una implementación del ERP en un entorno de prueba y luego lo replica en un entorno de producción. Se debe confirmar que se han completado todos los pasos, incluyendo la configuración de cualquier formulario e informe personalizado, la configuración de la base de datos y la conexión de las interfaces necesarias.
Es importante también comprobar el sistema de producción en busca de datos de prueba que puedan haber quedado como residuo antes de la puesta en marcha.
Comprobar la disponibilidad de recursos
Se debe confirmar que los recursos clave, como los miembros del equipo de implementación y cualquier otro actor en el proceso, estarán disponibles para dar soporte al nuevo sistema ERP después de la puesta en marcha.
Es probable que los empleados tengan preguntas cuando empiecen a utilizar el nuevo sistema y que se encuentren con problemas, por lo que estos recursos tendrán que estar disponibles para abordar cualquier problema potencial inmediatamente.
Completar una lista de pruebas básicas de salud
Debemos realizar una lista de pruebas básicas para confirmar que el sistema ERP funciona como esperamos. Las pruebas a realizar pueden incluir la ejecución de algunas consultas, la creación de una entrada de prueba para confirmar que las listas de selección funcionan y que los usuarios pueden guardar datos, y pedir a algunos empleados que inicien sesión para confirmar que pueden acceder al sistema.
Por supuesto, el equipo debería haber realizado ya pruebas más exhaustivas previamente. Estas pruebas sólo sirven para confirmar que lo básico funciona.
Limitar el acceso al antiguo sistema ERP
El equipo del proyecto debe asegurarse de que los empleados no podrán añadir nuevos datos al antiguo sistema ERP a partir de cierto momento. El equipo puede hacer esto antes de la migración final de datos o poco antes de la puesta en marcha.
Esta tarea suele implicar el cambio del rol que utilizan los empleados para acceder al antiguo sistema, ya que algunos trabajadores pueden seguir teniendo acceso de sólo lectura durante un tiempo después de la entrada en funcionamiento.
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