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9 formas de evitar la interrupción del negocio por un nuevo sistema ERP

La implementación de un nuevo sistema ERP es un desafío para cualquier empresa. Uno de los mayores problemas suele ser la posible interrupción de las operaciones comerciales normales. Los responsables del proyecto deben llevar a cabo diversas estrategias para limitar estas interrupciones, de modo que el trabajo de la empresa pueda continuar de la forma más fluida posible.

Entre las posibles interrupciones que pueden producirse durante la implantación de un ERP se encuentran la formación de los empleados sobre el nuevo sistema ERP y el hecho de que los miembros del equipo del proyecto tengan menos tiempo para realizar su trabajo normal.

Para limitar las interrupciones, los jefes de proyecto deben tomar las siguientes medidas al comenzar a planificar la implantación de un sistema ERP.

1. Desarrolle un calendario detallado

Una vez aprobado el proyecto y firmados los contratos, el equipo del proyecto debe empezar a trabajar en un calendario detallado. El calendario ayudará a guiar el proyecto y a garantizar que se cumplan los plazos clave, al tiempo que proporcionará a los miembros del equipo del proyecto información sobre sus compromisos de tiempo. Es probable que muchos miembros del equipo mantengan una parte o la totalidad de su carga de trabajo habitual, por lo que deben recibir toda la información posible sobre su carga de trabajo de implementación por adelantado para que puedan planificar en consecuencia.

El calendario también ayudará a los gestores con los empleados que trabajan en el proyecto, ya que los miembros del equipo del proyecto pueden estar trabajando en otros proyectos al mismo tiempo que la implantación. Por ejemplo, el personal de IT puede estar trabajando en la implantación del ERP y en proyectos de RRHH o Finanzas.

2. Asigne recursos suficientes

Para evitar la sobrecarga de trabajo de los miembros del equipo del proyecto, el jefe del proyecto debe calcular cuidadosamente cuántos miembros del proyecto requerirá la implantación. Hacerlo ayudará a garantizar que los empleados no descuiden las necesidades empresariales en curso.

El líder del proyecto debe considerar la posibilidad de solicitar a la empresa la contratación de trabajadores temporales para complementar el equipo del proyecto o para suplir a los empleados que trabajarán en el proyecto.

3. Cree listas de comprobación

El director del proyecto debe utilizar listas de comprobación para hacer un seguimiento de las tareas, de modo que los miembros del equipo del proyecto sepan lo que han completado los demás y puedan planificar los siguientes pasos.

En algunos casos, es posible que un empleado no pueda comenzar sus tareas hasta que los demás hayan completado las suyas, por lo que las listas de comprobación pueden ayudar a todos a hacer un seguimiento del estado de las tareas y a programar su tiempo en consecuencia.

4. Confíe en un partner con experiencia

El cambio a un nuevo ERP es algo que la mayoría de las empresas no pueden ni deben afrontar por si solas. Incluso aquellas con departamentos de IT muy desarrolladas pueden tener dificultades ya que estos estarán especializados en el sector y materias que ocupan a la empresa, y no en las soluciones de gestión empresarial.

Contar con un jefe de proyecto y un equipo externos y especializados en ERP es la mejor garantía de que las distintas fases de implantación van a llevarse a cabo con garantías.

LIDER IT es especialista en ERP y posee las más altas certificaciones para las soluciones que son estándar del mercado.

5. Desarrolle una hoja de ruta

El director del proyecto debe elaborar una hoja de ruta del proyecto que pueda compartir con toda la organización y explicar cómo afectará a los distintos grupos de usuarios. La hoja de ruta debe incluir las fechas clave y las tareas de alto nivel para cada etapa del proyecto.

La hoja de ruta también puede destacar las fases futuras, lo que podría ayudar a los directivos y a otras personas que se encargan de la planificación de la plantilla. Si los responsables de la empresa saben que un empleado va a trabajar en el proyecto durante más de una fase, pueden decidir traer ayuda temporal o a largo plazo para los empleados y departamentos afectados.

6. Realice evaluaciones de riesgo continuas

Para reducir el riesgo de que se produzcan interrupciones en la actividad empresarial, el director del proyecto debe poner en marcha un proceso de evaluación de riesgos, que comience con el inicio del proyecto y continúe hasta que se complete la implantación del nuevo sistema ERP y el sistema funcione según lo previsto.

El proceso de evaluación de riesgos permitirá al director del proyecto estar al tanto de los problemas potenciales y de los que ya han afectado a la empresa. La organización podrá limitar las interrupciones imprevistas que podrían afectar negativamente a la empresa y a los miembros del equipo del proyecto.

7. Proporcione una comunicación clara

El equipo del proyecto debe proporcionar a los empleados una comunicación clara y concisa sobre la implantación con la mayor frecuencia posible. El equipo debe adaptar los mensajes para que los empleados reciban los detalles que necesitan sin sobrecargarlos. Por ejemplo, la mayoría de la empresa puede necesitar sólo una simple actualización que explique cómo avanza el proyecto y destaque las fechas importantes, mientras que los empleados que utilizarán el sistema a diario después de la puesta en marcha pueden necesitar más detalles para poder prepararse.

Una vez que el sistema ERP esté en funcionamiento, el equipo del proyecto debe seguir proporcionando a los usuarios actualizaciones. La clave es conseguir que los empleados se pongan al día lo antes posible con el nuevo sistema, al tiempo que se aseguran de que reciben la información que necesitan.

8. Planificar el apoyo posterior a la puesta en marcha

Una vez que el sistema ERP esté en funcionamiento, el equipo del proyecto tendrá que ser capaz de proporcionar un soporte completo. A medida que los empleados comiencen a utilizar el nuevo sistema, es probable que tengan preguntas y se encuentren con problemas, por lo que los expertos en la materia deben estar disponibles para ayudar.

Debido a estas exigencias, el jefe de proyecto debe tratar de evitar que se inicie la siguiente fase justo después de la puesta en marcha para que los miembros del equipo del proyecto no se sientan divididos entre el apoyo a la fase anterior y el trabajo en la siguiente.

9. Ofrezca múltiples opciones de formación

El director del proyecto debe considerar la posibilidad de pedir a los responsables de la empresa que ofrezcan una variedad de oportunidades de aprendizaje para los empleados que estén aprendiendo el nuevo sistema ERP. Por ejemplo, la organización podría ofrecer alguna formación en persona, cursos en línea en directo, cursos de aprendizaje electrónico y documentación. Los empleados podrían ahorrar tiempo si sólo reciben la formación que está directamente relacionada con su función. Las opciones de microaprendizaje también podrían ser útiles.

Los responsables del proyecto también deberían confirmar que el material de aprendizaje está integrado en el sistema ERP para que los empleados puedan encontrar la ayuda que necesitan.

Microsoft finaliza el soporte para Internet Explorer, ¿cómo puede afectar a mi empresa?

El inminente final de ciclo de vida del navegador de Microsoft puede crear serios problemas a aquellos usuarios que sigan utilizando el veterano IE para tareas concretas o por compatibilidad con determinadas aplicaciones.

Mientras que la mayoría de los usuarios no tendrán mayor problema al transicionar a una nueva versión de IE, el impacto que esto puede tener en las empresas puede ser de un orden muy superior.

¿Qué versiones pierden el soporte?

Microsoft anunció que el soporte para IE 11 terminaría para ciertas aplicaciones como Microsoft Teams y Microsoft 365 y que ciertas versiones de Windows 10, también dejarán de tener soporte el 15 de junio de 2022.

Teniendo en cuenta que IE 11 se incluyó con el lanzamiento de Windows 10 en 2015 pero ya estaba disponible desde 2013 en Windows 7, es muy probable que personal de su empresa esté utilizando IE 11.

Problemas para seguir con IE 11

La seguridad será uno de los mayores problemas para permanecer en IE 11 tras el final del soporte de Microsoft. Cualquier vulnerabilidad que se descubra después de junio de 2022 no se solucionará y dará a los hackers una vía de acceso a toda su organización. Incluso sin que se descubra una vulnerabilidad importante, Edge y otros navegadores modernos tienen una seguridad significativamente mayor para los problemas de seguridad cotidianos como el phishing y el malware.

Otro problema que podría surgir son los conflictos de software/hardware, en los que las versiones más recientes de muchas aplicaciones podrían no funcionar correctamente en el momento en que de alguna manera estén basadas en el navegador.

Aparte de estos problemas importantes, los usuarios que tienen un navegador más rápido y moderno en sus dispositivos personales pueden frustrarse fácilmente al utilizar un navegador más lento y anticuado en el trabajo.

¿Combinar las migraciones o permanecer en los sistemas actuales?

Esta actualización puede incluso no ser factible para algunas empresas ya que puede tener consecuencias desastrosas si la llevan a cabo, por cuestiones relativas a la retrocompatibilidad con soluciones específicas que les son fundamentales para operar. Permanecer en la versión actual puede ser una opción que permite ganar algo más de tiempo, pero no demasiado.

¿Qué podrán hacer los usuarios de Internet Explorer? Los pocos que queden, podrán utilizar Microsoft Edge en su lugar. Microsoft Edge incluye desde hace algunos años un «modo IE» que permite controles ActiveX y compatibilidad con páginas que aún se basan en los estándares de Internet Explorer. Microsoft se compromete a dar soporte a este modo hasta al menos 2029.

Sin embargo, una actualización realizada correctamente y con todas las garantías a las nuevas versiones es sin duda el camino a seguir, pero para ello se necesita experiencia y conocimiento. Por fortuna, en LIDER IT contamos con los mejores profesionales del sector y hemos realizado centenares de migraciones y actualizaciones para nuestros clientes. Si tiene cualquier duda o inquietud, contáctenos, podemos ayudarle a usted y a su empresa.