Pros y contras de un ERP en la nube: una visión ponderada
La tecnología empresarial está en constante evolución, por lo tanto las opciones de ERP en la nube (SaaS ERP) son cada vez más diversas y numerosas. Estas soluciones prometen una gran cantidad de beneficios para las empresas, pero es crucial considerar las potenciales desventajas inherentes.
En este artículo de nuestro blog vamos a explorar ambos lados de la ecuación para proporcionar una visión más completa que la que habitualmente encontramos, en cierta medida presa del entusiasmo que provoca el trepidante momento tecnológico que estamos viviendo en nuestros días.
1. Ahorro de costes: un arma de doble filo
✅ Uno de los aspectos más atractivos del SaaS ERP es el, a priori, más bajo coste. Las empresas que aprovechan el software en la nube ahorran significativamente en hardware, ya que el proveedor aloja el software y por lo tanto es también responsable del hardware. Esto es muy interesante para las PYMEs, que suelen necesitar menos módulos y usuarios, proporcionándoles al tiempo acceso a capacidades que de otro modo no podrían permitirse. Además, en un sistema ERP SaaS multiusuario, los costes de mantenimiento se comparten entre los usuarios, lo que genera más ahorro.
❌ Sin embargo, la reducción de costes no siempre está garantizada. La suscripción siempre contempla tarifas recurrentes que en un breve lapso de tiempo podrían superar el coste de mantener el software en las instalaciones. El crecimiento inesperado de usuarios también puede elevar los costes más de lo previsto. La transición a SaaS ERP implica gastos como la migración de datos y la necesidad de integradores de sistemas, lo que puede aumentar aún más este apartado.
2. Actualizaciones automáticas: comodidad pero también falta de flexibilidad
✅ Los proveedores de SaaS ERP gestionan las actualizaciones del sistema, aliviando la carga de los equipos de IT. Esto garantiza que el software esté siempre actualizado con las últimas características y parches de seguridad, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la eficiencia.
❌ Por otro lado, esta conveniencia viene a costa de la flexibilidad a la hora de configurar el ERP. Las organizaciones no pueden posponer las actualizaciones, lo que puede ser disruptivo durante períodos críticos de negocio. Pueden surgir problemas de compatibilidad con las personalizaciones existentes, y las empresas dependen del cronograma de actualizaciones del proveedor. Esta falta de control puede ser una desventaja significativa durante ciertos periodos donde lo último que le interesa a la empresa es introducir cambios o arriesgarse a tener incidencias.
3. Mantenimiento más sencillo: menor carga para los equipos de IT, pero personalización limitada
✅ Con un SaaS ERP, el proveedor maneja la mayoría de las tareas de mantenimiento. Además, agregar nuevos usuarios es generalmente sencillo, lo que facilita la escalabilidad.
❌ Esta facilidad de mantenimiento conlleva un intercambio: opciones de personalización limitadas. Las empresas pueden verse abocadas a depender del proveedor para correcciones y actualizaciones, un proveedor que además suele ser una gran empresa con un contacto con el cliente limitado, lo que puede llevar a problemas de soberanía de datos y cumplimiento. El riesgo de dependencia del proveedor también puede dificultar el cambio de proveedores en el futuro, restringiendo la flexibilidad operativa.
4. Interfaz de usuario moderna: fácil pero poco flexible
✅ Los sistemas ERP SaaS están diseñados pensando en la experiencia del usuario, ofreciendo una interfaz moderna e intuitiva desde el primer momento. Este enfoque en la simplicidad puede mejorar significativamente la productividad y satisfacción de los empleados.
❌ Sin embargo, la falta de personalización puede ser una desventaja significativa para las empresas con necesidades específicas. La interfaz estandarizada puede no alinearse con procesos empresariales únicos, y puede haber una curva de aprendizaje muy pronunciada para los usuarios acostumbrados a otros sistemas. Además, la integración con sistemas heredados puede ser problemática, lo que podría causar interrupciones en el flujo de trabajo.
5. Seguridad de datos: Robusta pero compartida
✅ Los proveedores generalmente implementan medidas de seguridad robustas, asegurando el cumplimiento de los estándares de la industria. Esto puede proporcionar un nivel de protección de datos que podría ser difícil de lograr internamente.
❌ A pesar de estas garantías, persisten las preocupaciones sobre los datos compartidos en un entorno multiusuario. Las empresas deben confiar en los protocolos de seguridad del proveedor y garantizar una fuerte gobernanza interna y controles de acceso. La transmisión de datos a través de Internet también presenta posibles vulnerabilidades. La naturaleza compartida de estos entornos podría plantear riesgos que algunas empresas pueden encontrar inaceptables. La propia naturaleza del servicio, su centralización y su difusión, también son motivos por los cuales puede recibir más ataques que intenten explotar sus vulnerabilidades.
6. Compartir datos: más sencillo pero también más inseguro
✅ SaaS ERP facilita la compartición de datos y el acceso remoto, mejorando la comunicación con proveedores y clientes. Los empleados pueden conectarse desde cualquier lugar y dispositivo, lo cual es muy interesante en el entorno de trabajo remoto actual.
❌ Esta facilidad de acceso aumenta el riesgo de exposición no autorizada de datos. Las empresas deben implementar medidas de seguridad para controlar quién accede de manera remota a sus datos. También pueden surgir problemas de cumplimiento del RGPD con la compartición de datos, lo que requiere una gestión cuidadosa de los permisos de acceso y una asesoría al respecto. Esta mayor accesibilidad puede conducir de forma involuntaria a brechas de seguridad si no se gestiona meticulosamente.
7. Implementación más rápida y sencilla: velocidad pero no sin potenciales complicaciones
✅ La implementación de SaaS ERP es generalmente más rápida y menos compleja que las implementaciones en las instalaciones de la empresa. Esto puede ahorrar tiempo y recursos, reduciendo el riesgo de sobrecostes en el proyecto.
❌ Sin embargo, los sistemas heredados pueden complicar la transición. La configuración inicial y la configuración aún requieren esfuerzo, y pueden surgir problemas de migración de datos. La complejidad de cambiar los procesos comerciales no debe subestimarse, lo que podría llevar a retrasos y costes inesperados.
8. Acceso a herramientas modernas: de vanguardia pero dependiente
✅ SaaS ERP proporciona integración perfecta con tecnologías modernas como AI e IoT, mejorando las capacidades de análisis de datos y servicio al cliente. Los proveedores de la nube a menudo ofrecen servicios de IA integrados.
❌ La alta dependencia de los proveedores para la implementación de nuevas características puede ser una desventaja. Los problemas de compatibilidad con los sistemas existentes pueden requerir capacitación adicional para el personal. También existe el riesgo de depender en exceso de la tecnología sin suficiente supervisión humana. La dependencia de herramientas suministradas por el proveedor puede limitar la capacidad de innovar de manera independiente.
Si bien el SaaS ERP ofrece numerosas ventajas, desde el ahorro de costes y la facilidad de mantenimiento, hasta el acceso a herramientas modernas y la mejora de la compartición de datos, es crucial que las empresas sopesen cuidadosamente estos beneficios frente a las posibles desventajas como los costes de suscripción recurrentes, la dificultad para una personalización profunda y las potenciales amenazas de seguridad.
La única manera de tomar esta decisión de manera adecuada es evaluar minuciosamente las necesidades y la infraestructura existente en la empresa. Consultar con un integrador de sistemas como LIDER IT puede asegurar una transición suave y una integración óptima con los procesos existentes. Si tiene cualquier duda o consulta contáctenos, estaremos encantados de ayudarle.
