Consejos para fijar unos plazos realistas en un cambio o actualización de nuestro ERP
Determinar el tiempo que llevará la implantación de un nuevo sistema ERP no es un ejercicio sencillo, pero hacerlo es un paso muy importante en la fase de planificación. Se deben tomar ciertas medidas para asegurarse de que se está contemplando un calendario de implementación realista.
Desde la empresa se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones en las primeras etapas del proceso para evitar la creación de un calendario de implementación de ERP poco realista.
Ser críticos con estimaciones demasiado optimistas por parte de los potenciales partners
Durante el proceso de selección del partner de implementación del ERP, la empresa debe confirmar que los proveedores no están presentando estimaciones de implementación más rápidas de lo posible para hacer que sus propuestas sean más atractivas.
La empresa debe asegurarse de que los proveedores han incluido todos los requisitos y confirmar que los plazos propuestos son alcanzables. Debe pedir un desglose detallado de cómo el proveedor ha llegado a su estimación, lo que ayudará al equipo del proyecto a centrarse en las áreas en las que la estimación parece demasiado optimista y confirmar que no falta nada. Las estimaciones demasiado rápidas pueden indicar que el proveedor no ha tenido en cuenta los requisitos durante el proceso de estimación.
Crear la gobernanza adecuada del proyecto
Antes de comprometerse con un calendario de implantación, la empresa debe confirmar que el equipo sigue todas las directrices de la carta del proyecto y que tiene el compromiso de sus trabajadores para que colaboren con el partner.
Los trabajadores también debe seguir el marco de gobernanza del proyecto, lo que hará que las partes interesadas adecuadas aprueben todas las decisiones.
Crear estimaciones internas
El partner puede proporcionar la mayor parte de las estimaciones que el equipo utiliza para elaborar el calendario. Sin embargo, la empresa debería pedir a los sus empleados que hagan sus propias estimaciones y, a continuación, discutir cualquier discrepancia importante con las del partner.
Comparar el calendario con proyectos similares
La empresa puede querer comparar el calendario propuesto con los plazos de aplicaciones que tienen un alcance similar. Entre los posibles puntos de comparación se encuentran los proyectos anteriores de la organización o los proyectos en los que han trabajado los empleados de la empresa en otras organizaciones.
Aunque no hay dos proyectos iguales, llevar a cabo estas comparaciones puede dar a la empresa una mejor idea de si la estimación del equipo para el proyecto actual da en el blanco.
Tener en cuenta las ausencias programadas
La empresa debe asegurarse de que el calendario tiene en cuenta las ausencias de los miembros del equipo por vacaciones, días festivos de la empresa y días de enfermedad.
Siempre que sea posible, deben utilizar datos reales en lugar de promedios. Por ejemplo, algunos empleados pueden tener sólo dos semanas de vacaciones en ese periodo, mientras que otros pueden más. También se deben incluir las ausencias del socio de implementación en las estimaciones.
Tener en cuenta la disponibilidad del equipo
Al preparar y revisar las estimaciones, la empresa debe tener en cuenta el porcentaje de tiempo que los empleados dedican al proyecto. Por ejemplo, es posible que algunos empleados sólo trabajen en la implantación del ERP el 25% de su tiempo.
Estas situaciones pueden afectar en gran medida a la finalización de las tareas y al calendario de las tareas dependientes.
Trabajar con margen de seguridad
Todo calendario de implantación debe incluir un margen de maniobra para las tareas que lleven más tiempo del previsto o para las tareas no planificadas.
El socio de implementación puede tener un porcentaje de amortiguación que suele utilizar para una implementación de ERP, o la organización puede añadir un amortiguador estándar. Un buffer suele ser entre el 20% y el 30% de la estimación.
Contar con un partner con experiencia y calidad contrastada
No todos los partners cuentan con el mismo número de implantaciones, se han enfrentado a todas las tipologías de cliente, cuentan con la misma cualificación entre su personal… en definitiva, no todos los partners son iguales ni tampoco tienen la misma filosofía de trabajo.
En LIDER IT asesoramos a nuestros clientes siempre desde la honestidad y ajustándonos a la realidad del proyecto, ofreciendo todo aquello que podemos proporcionar y requiriendo lo que se necesita para una implantación de la máxima calidad en el tiempo más ajustado posible.
Si está pensando en cambiar su ERP no dude en contactarnos, podemos ayudarle.